El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) oficializó, mediante el Acuerdo Nro. MEF-MEF-2026-0005-A, publicado en el Registro Oficial Año l No. 231 del 25 de febrero de 2026, el Reglamento que regula el procedimiento para la apertura, rendición, reposición, liquidación, devolución de saldos y cierre del fondo de caja chica. Esta normativa de carácter obligatorio rige para todas las unidades administrativas y servidores que intervengan en la gestión de estos recursos institucionales. El objetivo central es garantizar que la administración de estos fondos se ajuste a los principios de legalidad, eficiencia, transparencia y responsabilidad.
Definición y límites máximos de los fondos asignados
El reglamento define al fondo de caja chica como un monto permanente y renovable destinado exclusivamente a cubrir gastos de menor cuantía, urgentes e imprevisibles que no pueden atenderse por procesos ordinarios de contratación. La Dirección Financiera autoriza la apertura del fondo bajo los siguientes límites: hasta 500 dólares para el Despacho Ministerial, hasta 300 dólares para la Unidad de Transporte y Mantenimiento, y hasta 200 dólares para las unidades administrativas en general. Asimismo, se establece que el límite de desembolso por cada compra individual no podrá superar los 200 dólares.
Destinos autorizados y prohibiciones de gasto
Los recursos podrán utilizarse para la adquisición de suministros de oficina y aseo —previa certificación de inexistencia en bodega—, insumos de cafetería, fotocopias y mantenimientos menores urgentes. Para la Unidad de Transporte, se faculta la compra de repuestos menores, combustibles en casos excepcionales, peajes y parqueaderos. Por el contrario, queda estrictamente prohibido el uso del fondo para beneficios personales, servicios básicos, alimentación, sueldos, agasajos, bebidas alcohólicas, multas o la compra de activos fijos.
Procedimientos de rendición y reposición mensual
El custodio del fondo, quien debe contar preferentemente con nombramiento permanente, es el responsable administrativo directo del manejo de los recursos. La solicitud de reposición debe presentarse ante la Dirección Financiera de forma mensual —hasta el día 24 de cada mes— o cuando se haya consumido al menos el 60% del monto asignado. Para este trámite es indispensable presentar memorandos, comprobantes de venta válidos ante el SRI, vales de caja chica secuenciales y el resumen del fondo debidamente suscrito por el autorizador del gasto.
Control mediante arqueos y cierre del fondo
La Dirección Financiera tiene la facultad de realizar arqueos periódicos y sorpresivos, al menos dos veces al año, para verificar la existencia física del efectivo y la validez de la documentación de respaldo. En caso de detectarse irregularidades, se notificará de inmediato a la Coordinación General Administrativa Financiera y a la Dirección de Auditoría Interna. Finalmente, el cierre y liquidación del fondo procederá por pedido de la unidad requirente ante cambios de custodio o por disposición de la autoridad, debiendo depositarse cualquier saldo sobrante en la cuenta institucional de recaudación.
Fuentes: Registro Oficial Año l No. 231 del 25 de febrero de 2026
