Registro Oficial del día: SENADI expide norma técnica para expedientes administrativos

El Servicio Nacional de Derechos Intelectuales expidió la Resolución Nro. SENADI-DG-2026-0028-RE el 26 de septiembre de 2026, mediante la cual se establece la norma técnica para la recepción, registro, direccionamiento e incorporación de escritos, alcances y documentos complementarios en los expedientes administrativos de la institución. Publicado en el Registro Oficial Año ll No. 388 del 13 de octubre de 2026, el instrumento regula la gestión documental de las unidades sustantivas, gobernantes y de apoyo para garantizar el debido proceso, la seguridad jurídica y la trazabilidad en los trámites de propiedad intelectual.

Matriz institucional de canales oficiales de recepción

La normativa contempla la aprobación de una matriz institucional de canales oficiales habilitados para la recepción de documentación, cuya estructuración estará a cargo de la Dirección General con el soporte de las áreas técnicas y tecnológicas. Los escritos o alcances que ingresen por canales no autorizados, o remitidos a cuentas personales y redes sociales, no se considerarán ingresados en el procedimiento ni generarán efectos jurídicos dentro del trámite.

Protocolo de actuación ante contingencias tecnológicas

Ante fallas imprevistas en los sistemas electrónicos en línea del SENADI, la recepción de documentos se realizará exclusivamente en formato físico en los canales presenciales oficiales. En escenarios excepcionales donde se afecte la infraestructura de la entidad, se contempla la autorización motivada de cuentas temporales para la recepción, manteniendo el registro y custodia de la información en estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Trazabilidad documental y responsabilidades institucionales

La regulación fija requisitos de trazabilidad para registrar fecha, hora, remitente, servidor interviniente y expediente asignado a cada escrito recibido. Asimismo, distribuye funciones entre la Dirección de Documentación y Archivo, la Dirección de Tecnologías de la Información, la Dirección de Asesoría Jurídica y las unidades sustantivas encargadas de sustanciar y resolver los trámites.

Plazos de transición y vigencia de la norma

Las unidades institucionales disponen de un término de 30 días contados desde la publicación en el Registro Oficial el 13 de octubre de 2026 para remitir la información necesaria para la aprobación de la matriz de canales. Adicionalmente, la Dirección de Tecnologías de la Información cuenta con un plazo de 90 días término para presentar un informe consolidado sobre las funcionalidades y brechas tecnológicas del sistema.

Fuente: Registro Oficial Año ll No. 388 del 13 de octubre de 2026